Steinbeis ist heute ein weltweiter Verbund aus 1.100 Transferunternehmen und zählt damit zu den erfolgreichsten Dienstleistern im Wissens- und Technologietransfer. Die gemeinnützige Steinbeis-Stiftung für Wirtschaftsförderung (StW) bildet das Dach des Steinbeis-Verbundes, zu dem auch die Steinbeis GmbH & Co. KG für Technologietransfer gehört.
Die Herausforderung
Anfang 2020 stand für die Steinbeis-Stiftung für Wirtschaftsförderung und die Steinbeis GmbH & Co. KG für Technologietransfer eine Ablösung der bisherigen Telefonielösungen auf der Agenda: Künftig sollte die Telefonie nicht mehr für sich stehen, sondern in die bestehende Welt mit Microsoft Teams integriert werden. Vor diesem Hintergrund war das Unternehmen auf der Suche nach einer integrierten, flexiblen und ortsunabhängigen Lösung, die wesentlich mehr bieten sollte als nur die reine Sprachübermittlung.
„Wir haben uns für Telefonie mit Microsoft Teams entschieden, weil diese uns mehr Möglichkeiten der Kommunikation extern, aber auch intern bietet“, erläutert Alexander Stückler, Leiter IT bei der Steinbeis GmbH & Co. KG für Technologietransfer. Kanäle wie Chat, Video, Erreichbarkeit bis hin zur klassischen Telefonie sollten in eine Plattform und in die Windows-Welt des Unternehmens integriert werden. Dazu kam, dass es für Umsetzung unterschiedliche Anforderungen gab: Bei der Steinbeis-Stiftung für Wirtschaftsförderung musste die bestehende Telefonanlage unter Beibehaltung des Rufnummernblocks mit einer möglichst geringen Downtime umgesetzt werden, während bei der Steinbeis-Hochschule Microsoft Teams mit einem komplett neuen Rufnummernblock eingeführt werden sollte.
Die Lösung
Die Steinbeis GmbH & Co. KG für Technologietransfer setzte auf die komplette Ablösung der lokale Infrastruktur vor Ort, deshalb basiert die q.beyond Consulting Solutions-Lösung auf einer reinen Cloudlösung, mit der der Session Border Controller in einer Azure-Umgebung aufgebaut wird: Der SIP-Provider wird dabei über den Azure SBC-Service mit der Microsoft Phone System Infrastruktur gekoppelt. „Unser Ziel war, keine Hardware mehr bei uns im Haus zu haben. Jetzt sind wir von äußeren Einflüssen völlig unabhängig und können unseren Usern eine extrem hohe Verfügbarkeit garantieren“, fasst Alexander Stückler den entscheidenden Vorteil zusammen.
Integraler Bestandteil der Lösung war, so Alexander Stückler, dass die Anwender* innen umfassend und rechtzeitig einbezogen wurden. „Mit q.beyond Consulting Solutions (ehemals datac Kommunikationssysteme) hatten wir den perfekten Partner an unserer Seite. Eine gute interne Vorbereitung des Projekts ist essenziell: Ich hätte vorher nicht geglaubt, wie wichtig das ist.“ Denn die Anwendung selbst sei nicht das Problem, sondern der Wandel, mit dem die Anwender* innen plötzlich konfrontiert werden. Deswegen wurden Leitfäden für die User erstellt, die Administratoren standen am Schreibtisch der Anwender als Ansprechpartner zur Verfügung und einige Mitarbeiter wurden als „Botschafter“ umfassend geschult. „Wir haben teilweise in einem zweiwöchigen Rhythmus bereits im Vorfeld informiert, welche Neuerungen kommen und welche Vorteile sie mit sich bringen.“
Das Fazit
„Heute ist der administrative Aufwand für unsere Telefonielösung wesentlich geringer“, fasst Alexander Stückler zusammen. „Unsere Administratoren gehen über das Portal, können direkt Rufnummern einrichten, schnell Probleme lösen oder flexibel Rechte vergeben.“ Für die Anwender ist es von großem Vorteil, dass keine Telefonapparate mehr auf dem Schreibtisch stehen, sondern Telefonate über Headsets erfolgen. „Das hilft uns in der aktuellen Phase mit einem hohen Anteil von Homeoffice sehr viel“, so Alexander Stückler.
Die bisherige IT-Struktur
- Klassische TK mit Cat-Verkabelung
Unsere Lösung
- Microsoft Teams Telefonie
- Direct Routing als dedizierter Azure Service