Für die RKW-Gruppe, ein international agierendes Unternehmen für nachhaltige Folienlösungen, sind 3.000 Mitarbeiter an weltweit 20 RKW-Standorten tätig. Deshalb muss eine Kommunikationslösung die Zusammenarbeit zwischen den Standorten vereinfachen, Reisekosten einsparen und schließlich die Qualität der Kommunikation verbessern. Bisher setzte das Unternehmen deutschlandweit auf eine IP-basierte Siemens-Telefonanlage mit einem Microsoft Lync Server 2013. Ausgangspunkt des umfangreichen Kommunikationsprojektes begann mit der Idee, ein Upgrade des Lync-Servers auf Skype for Business durchzuführen.
Die Herausforderung
„Unsere Ziele waren es, zum einen unseren Usern möglichst viel Flexibilität und Freiraum bei ihrer Arbeit sowie außerhalb des Arbeitsplatzes zu gewährleisten und dabei schon bekannte Microsoft-/Windows-Tools zu integrieren sowie den Trainingsaufwand so gering wie möglich zu halten“, betont Nils Vollmar von der RKW Group IT. Das bedeutete auch, dass jeweils die Vorteile aus einer Cloud- und einer On-Prem-Lösung verbunden werden sollten. „Wir können in bestimmten Bereichen nicht auf interne Ressourcen zurückgreifen, da brauchen wir fertige, gut funktionierende Lösungen. An anderer Stelle haben der Datenschutz und/oder die Hochverfügbarkeit höchste Priorität – davon hängt jeweils die Entscheidung ab, worauf wir setzen.“ Der erste Kontakt zu q.beyond Consulting Solutions (ehemals datac Kommunikationssysteme) als Projektpartner entstand im Rahmen eines Telekom-Events. „Überzeugt haben uns letztlich die kompetenten Workshops im Vorfeld“, betont Vollmar.
Die Lösung
q.beyond Consulting Solutions (ehemals datac Kommunikationssysteme) entwickelte ein umfassendes Migrationskonzept vom bestehenden hybriden TK-System hin zu Skype for Business. Einbezogen wurden in die Umstellung sieben Standorte in Deutschland, jeweils einer in Ägypten, China und Belgien. Parallel zum Rollout an weiteren RKW-Standorten in den USA und Frankreich wird aktuell die Integration von Microsoft Office 365 weltweit vorangetrieben. „Momentan gibt es einen Test zu Microsoft Teams, produktiv sind wir mit Microsoft Intune zur Geräteverwaltung.“
Um ein Projekt dieser Größenordnung erfolgreich umzusetzen, spielt die Akzeptanz der Mitarbeiter eine zentrale Rolle. „Die Akzeptanz ist bei unseren Mitarbeitern hoch. Wichtig ist, dass das Bewusstsein geschaffen wird und die Bereitschaft entsteht, die persönliche Art des Arbeitens an die neuen Möglichkeiten anzupassen“, erklärt Nils Vollmar. Deshalb seien Schulungen und eine gute interne Kommunikation im Vorfeld und während des Rollout extrem wichtig. Auch die Einbindung der User in die Auswahl der Endgeräte steigere die Akzeptanz.
Das Fazit
„Heute können wir Entscheidungen über den Globus hinweg schnell und einfach treffen, denn wir bringen Teams innerhalb von Minuten an einen „Tisch“. Unsere Mitarbeiter sind weniger örtlich gebunden und können deshalb flexibler in verschiedenen Projekten eingesetzt werden“, bilanziert Vollmar. Skype for Business sei deshalb ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation geworden.
Die bisherige IT-Struktur
- IP-basierte Siemens-Telefonanlage
Unsere Lösung
- IP-basierte Siemens-Telefonanlage
- Microsoft Office 365
- Telekom HA Corporate SIP